Thành viên và vai trò

Quyền trong Fresco BI có ba lớp. Vai trò trong tổ chức quyết định bạn làm được gì trong cả tổ chức. Vai trò trong workspace quyết định bạn làm được gì trong một workspace. Chia sẻ cho quyền vào một mục cụ thể. Trang này nói về hai lớp đầu. Về chia sẻ, xem Chia sẻ report.

Vai trò trong tổ chức

Mỗi tổ chức có đúng một Owner. Trên giao diện tiếng Việt, Owner hiện là Chủ sở hữu, Admin là Quản trị, Member là Thành viên.

Việc	Owner	Admin	Member
Dùng các workspace mình thuộc về	Có	Có	Có
Là Admin của mọi workspace	Có	Có	Không
Tạo và xoá workspace	Có	Có	Không
Mời, tạm khoá và xoá Member	Có	Có	Không
Mời, tạm khoá và xoá Admin	Có	Không	Không
Đổi vai trò giữa Admin và Member	Có	Không	Không
Gateway, Thùng rác, Nhật ký hoạt động, quy tắc đăng nhập	Có	Có	Không
Chuyển quyền sở hữu, xoá tổ chức	Có	Không	Không

Member chỉ có các quyền đến từ vai trò trong workspace và chia sẻ.

Vai trò trong workspace

Trên giao diện tiếng Việt, Admin hiện là Quản trị, Editor là Biên tập, Viewer là Người xem.

Việc	Admin	Editor	Viewer
Mở workspace và xem report	Có	Có	Có
Tạo Data Table, data model và report	Có	Có	Không
Chia sẻ các mục	Có	Có	Không
Dùng nguồn dữ liệu cho Data Table, kiểm tra kết nối	Có	Có	Không
Tạo, sửa và xoá nguồn dữ liệu	Có	Không	Không
Mở Thùng rác của workspace	Có	Có	Không
Đổi tên workspace, quản lý thành viên workspace	Có	Không	Không
Tạo khoá nhúng	Có	Không	Không

Workspace luôn phải còn ít nhất một Admin. Owner và Admin của tổ chức là Admin của mọi workspace, kể cả khi họ không có trong danh sách thành viên.

Trước khi bắt đầu

Để mời người, bạn cần vai trò Owner hoặc Admin trong tổ chức.
Để thêm người vào workspace, bạn cần vai trò Admin trong workspace đó.
Gói Free không có thành viên khác. Muốn mời người, hãy nâng cấp lên Pro trước.

Mời người vào tổ chức

Ở Trang chủ, bấm Mời thành viên.
Bấm Mời thành viên ở đầu trang.
Nhập Email của người đó.
Chọn Vai trò. Admin chỉ mời được Member.
Bấm Tạo lời mời.

Fresco BI không gửi e-mail. Bạn tự báo người đó đăng nhập Fresco BI bằng đúng địa chỉ này. Họ vào tổ chức khi đăng nhập với e-mail đã xác minh.

Bạn cũng mở được Cài đặt tổ chức rồi bấm Thành viên. Đây là đường vào trang thành viên ở My org gói Pro. Xem Tổ chức và workspace.

Lời mời đang chờ

Danh sách Lời mời đang chờ hiện từng lời mời với Trạng thái: Chờ chấp nhận hoặc Đã tham gia. Lời mời quá hạn hiện Đã hết hạn.

Để huỷ lời mời, bấm Thu hồi.
Để mời lại, mời lại cùng e-mail đó. Nếu lời mời cũ còn mở, hãy thu hồi trước.

Bạn tạo được tối đa 50 lời mời mỗi giờ.

Thêm người vào workspace

Người đó phải là thành viên của tổ chức.

Mở workspace.
Ở thanh bên, mục Workspace, bấm Thành viên.
Ở Thêm vào workspace, chọn một người trong ô Tìm thành viên tổ chức, hoặc một nhóm trong ô Tìm nhóm.
Chọn vai trò: Quản trị, Biên tập hoặc Người xem.

Mọi thay đổi được lưu ngay. Để đổi vai trò, chọn vai trò mới trong danh sách. Để bỏ một người khỏi workspace, bấm Gỡ.

Ở gói Free và Pro, người bạn thêm vào workspace luôn là Người xem.

Nhóm người dùng

Nhóm người dùng là một tập thành viên của tổ chức có tên. Một nhóm dùng được ở nhiều workspace và trong các vai trò bảo mật cấp dòng, nên bạn cấp quyền một lần thay vì từng người.

Mở workspace.
Ở thanh bên, trong Workspace, bấm Nhóm người dùng.
Danh sách hiện Tên nhóm, Thành viên và Vai trò trong workspace này. Tìm nhóm bằng Tìm nhóm.

Chỉ Owner và Admin của tổ chức tạo, đổi tên và xóa nhóm (Tạo nhóm). Xóa nhóm đưa nhóm vào Thùng rác và khôi phục được. Vai trò của nhóm ở mọi workspace, các vai trò bảo mật cấp dòng và quyền data model của nhóm dừng ngay, còn thành viên được giữ nguyên.

Chọn Vai trò trong workspace này cho nhóm (Admin, Editor hoặc Viewer), hoặc để trống. Bấm một nhóm để mở trang của nhóm. Trang có bốn tab:

Tab	Dùng để
Quyền	Quyền xem báo cáo: cây các report của workspace và các trang của chúng. Tích một report để cho xem mọi trang, kể cả trang thêm sau, hoặc tích từng trang.
Thành viên được gán	Các thành viên của nhóm. Thêm thành viên bằng Tìm thành viên tổ chức, và Gỡ.
Quyền bảng dữ liệu	Chỉ xem. Quyền trên Data Table đi theo vai trò trong workspace: bạn không cấp cho nhóm. Bảo mật cấp dòng nằm ở data model, và truy cập thẳng Data Table sẽ đi vòng qua nó.
Quyền data model	Cấp cho nhóm quyền Đọc (xem các report dựng trên data model, có áp dụng bảo mật cấp dòng) hoặc Xây dựng (tạo report mới từ data model). Quyền thực tế là mức cao hơn giữa vai trò trong workspace và quyền được cấp. Quyền chỉ có hiệu lực khi nhóm có vai trò trong workspace.

Ở gói Free và Pro, người bạn thêm vào chỉ xem được report, nên không cấp được Xây dựng.

Quyền theo từng trang của report

Mặc định Viewer thấy mọi trang của report họ mở được. Khi bạn cho một nhóm bất kỳ xem một trang của report ở tab Quyền, report đó bị giới hạn theo trang:

Viewer, và người được chia sẻ report với quyền Đọc, chỉ thấy các trang giao cho những nhóm họ thuộc về. Report không có trang nào cho họ thì với họ report không tồn tại: không có trong danh sách và không mở được.
Editor và Admin của workspace, Owner và Admin của tổ chức, và người có quyền Build trên report luôn thấy mọi trang.
Trang thêm sau vào report bị giới hạn vẫn ẩn với nhóm đang có danh sách trang cho tới khi bạn tích trang đó. Nhóm được tích cả report thì thấy trang mới.
Giới hạn áp dụng ở chế độ xem, ở dữ liệu của từng visual, khi xuất và xuất PDF, ở drill-through và khi chia sẻ. Giới hạn không áp dụng cho nhúng, vốn hiện cả report như đã xuất bản, cũng không áp dụng cho Ứng dụng, vốn có danh sách người xem riêng.
Quyền theo trang chỉ ẩn trang. Đây không phải quy tắc trên dữ liệu: dùng bảo mật cấp dòng cho việc đó.

Dùng Xem như để kiểm tra người khác thấy gì.

Đổi vai trò trong tổ chức

Chỉ Owner mới đổi được vai trò.

Ở Trang chủ, bấm Mời thành viên.
Ở dòng của người đó, mở menu.
Bấm Đổi thành Quản trị hoặc Đổi thành Thành viên.

Chuyển quyền sở hữu

Ở dòng của Owner mới, mở menu.
Bấm Chuyển quyền sở hữu rồi xác nhận.

Bạn trở thành Admin. Chỉ Owner mới chuyển lại được. Owner mới phải có e-mail đã xác minh. Owner không thể rời tổ chức hay tự đổi vai trò trước khi chuyển quyền sở hữu.

Tạm khoá thành viên

Thành viên bị tạm khoá vẫn ở trong tổ chức nhưng không dùng được.

Mở Cài đặt tổ chức và bấm Thành viên.
Ở dòng của người đó, bấm ….
Bấm Tạm khoá.

Để mở lại quyền truy cập, bấm Mở khoá.

Đặt lại xác minh hai bước xoá bước xác minh thứ hai của thành viên, ví dụ khi họ mất điện thoại. Fresco BI sẽ yêu cầu bạn đăng nhập lại trước.

Xoá thành viên

Ở Trang chủ, bấm Mời thành viên.
Ở dòng của người đó, mở menu.
Bấm Xóa khỏi tổ chức rồi xác nhận.

Người đó mất quyền truy cập ngay. Vai trò, nhóm và chia sẻ của họ được giữ 30 ngày để bạn khôi phục. Sau 30 ngày chúng bị xoá vĩnh viễn. Các report và Data Table họ đã tạo trong workspace dùng chung vẫn ở lại.

Trong tổ chức doanh nghiệp, người đó còn có một My workspace riêng tư. Hộp thoại cho biết nó có gì (ví dụ “2 báo cáo, 3 bảng dữ liệu”) và hỏi Chuyển nội dung tới…. Chọn một workspace dùng chung ở Workspace nhận nội dung để chuyển hết sang đó. Hoặc chọn Không chuyển, đưa vào thùng rác: cả My workspace vào Thùng rác cùng người đó, và trở lại nếu bạn khôi phục họ. Bạn không đọc được nội dung My workspace của họ.

Để tự rời tổ chức, bấm Rời tổ chức ở dòng của chính bạn.

Khôi phục thành viên đã xoá

Ở mục Thành viên đã xóa, tìm người đó.
Bấm Khôi phục.

Họ được trả lại vai trò, nhóm và chia sẻ cũ. Không khôi phục được khi tổ chức đã hết chỗ.

Xuất danh sách thành viên

Mở Cài đặt tổ chức và bấm Thành viên.
Bấm Xuất CSV.

Tệp có tối đa 50.000 dòng. Mỗi Admin xuất được 5 lần mỗi giờ. Mỗi lần xuất đều được ghi vào Nhật ký hoạt động.

Câu hỏi thường gặp

Người được mời không nhận được e-mail. Fresco BI không gửi e-mail mời. Hãy tự gửi đường dẫn đăng nhập cho họ.

Admin có xoá được Admin khác không? Không. Chỉ Owner làm được.

Nội dung của người bị xoá sẽ ra sao? Report và Data Table của họ trong workspace dùng chung vẫn ở lại. My workspace riêng tư của họ được chuyển sang một workspace dùng chung do bạn chọn, hoặc vào Thùng rác.